Przeniesienie wyposażenia biura, wraz z dokumentami i sprzętem komputerowym z jednego miejsca do drugiego wymaga dobrego planu i zaplanowania całej przeprowadzki. Sprawdź, o czym w szczególności powinieneś pamiętać, by przeprowadzka był jak najłatwiejsza i nie wywoływała stresujących sytuacji. 

Po pierwsze – dobry plan przeprowadzki biura

Kiedy zastanawiasz się, jak przygotować się do przeprowadzki biura, w pierwszej kolejności przygotuj sobie dobry plan. Weź kartkę papieru lub otwórz edytor treści na komputerze i zapisz kwestie najbardziej istotne:

  • Kiedy musisz opuścić dotychczas zajmowane biuro – jeśli je wynajmujesz, z pewnością właściciel wskazał kiedy musisz opróżnić lokal.
  • Termin organizacji przeprowadzki – wraz z uwzględnieniem harmonogramu działania, w którym ujmiesz czas przeznaczony na pakowanie, opisywanie kolejnych pudeł, ich transport i rozpakowywanie w nowym miejscu.
  • Budżet przeznaczony na przeprowadzkę – najtaniej będzie, jeśli zajmiesz się wszystkim na własną rękę, ale czasami nie będzie to możliwe. Możesz nie mieć na to czasu i odpowiednich narzędzi, by przeprowadzić przenosiny biura. Ustal, ile możesz wydać na przeprowadzkę i zastanów się nad możliwością wynajęcia firmy przeprowadzkowej.
  • Koordynator przeprowadzki – ustal, czy Ty lub wyznaczona osoba z biura będzie dbała o całą przeprowadzkę i dopilnowanie jej szczegółów.

Jeśli przygotowujesz przeprowadzkę, to najczęściej masz już miejsce, do której przeniesiesz swoje biuro. W przeciwnym wypadku z odpowiednim wyprzedzeniem poszukaj lokalu, który spełniałby Twoje oczekiwania.

Po drugie – pakowanie wyposażenia biurowego do kartonów

Podczas przeprowadzki możesz dokonać inwentaryzacji, czyli spis wyposażenia swojego biura, z uwzględnieniem mebli, sprzętu elektronicznego, w tym komputerowego, oraz dokumentów.

Musisz z odpowiednim wyprzedzeniem zacząć pakowanie rzeczy ze starego biura, zanim zaczniesz przewozić je do nowego. Zabezpiecz sprzęty przed zniszczeniem w czasie przenoszenia i transportu. Możesz do tego wykorzystać styropian i folię bąbelkową albo tekturowe i papierowe wypełnienia. Opisz kartony, co ułatwi nie tylko późniejsze rozpakowywanie się i znalezienie pożądanych przedmiotów, ale i zabezpieczenie kluczowych, wrażliwych rzeczy.

Wszystko, czego nie bierzesz ze sobą do nowego lokalu komercyjnego, nie możesz pozostawić w starym biurze. Zadbaj o utylizację, zwłaszcza dokumentów, które powinny być trwale zniszczone, zgodnie z zasadami RODO.

Po trzecie – wynoszenie mienia i transport

Duże ilości dokumentów, sprzętów i mebli, zwłaszcza o dużych gabarytach, trudno jest samodzielnie wynieść z biura i przewieźć do nowego miejsca. Dlatego zadbaj o zaangażowanie do pracy swoich pracowników albo zatrudnienie firmy zajmującej się takimi usługami. Przeprowadzka biura w Warszawie czy w innym mieście może być wykonana z zaangażowaniem do pracy wykwalifikowanych pracowników. Mogą oni zapakować biurowe sprzęty i meble, zadbać o bezpieczeństwo dokumentów, ale i wynieść wszystko z biura i zapakować na podstawione pojazdy czy przyczepy.

Przy wyborze firmy przeprowadzkowej sprawdź kilka różnych ofert i porównaj je ze sobą. Upewnij się, że wybrany partner zaoferuje Ci pożądany zakres usług.

Po czwarte – dzień przeprowadzki – zaplanuj działania i wyznacz koordynatora

Kiedy już wszystko będzie zapakowane, a transport zorganizowany, pora na właściwą przeprowadzkę. Weź w niej udział – aktywnie, jako osoba nosząca kartony i przewożąca je na nowe miejsce lub jedynie zarządzająca takimi pracami.

Po przewiezieniu rzeczy na nowe miejsce, systematycznie rozpakowuj kolejne kartony i umieszczaj znajdujące się w nich rzeczy w przeznaczonych do tego miejscach. Unikniesz chaosu i przyspieszysz urządzenie się w nowym biurze.

Przeniesienie biura pod nowy adres to nie tylko przewóz rzeczy – samodzielnie lub przez profesjonalną firmę przeprowadzkową, ale również zmiana adresu siedziby swojej firmy w dokumentach przedsiębiorstwa czy na stronie internetowej. Jeśli planujesz przeprowadzkę w taki kompleksowy sposób, łatwiej będzie ją przeprowadzić.